E-Rechnung

Hintergrund

Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes vom 22.3.2024 wurde die obligatorische E-Rechnung für alle steuerbaren und steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätze (Umsätze zwischen Unternehmen) ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend.

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die zu verwendenden Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.x entsprechen dieser Norm.

Unterschieden wird bei der Verarbeitung zwischen den zwei Teilbereichen Empfang und Versand von E-Rechnungen.

Welche Fristen gelten?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Der Versand von E-Rechnungen wurde ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wurden dafür die folgenden Übergangsregelungen festgesetzt:

• Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. 
• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.  (Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro sind bis Ende 2027 von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Vorausgesetzt, Rechnungsempfänger:innen stimmen zu.)
• Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

Ausnahme:  Die E-Rechnungspflicht soll nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten.

Was bedeutet das für Sie?

Empfang von E-Rechnungen:

• Seit dem 1. Januar 2025 können Ihnen Unternehmen E-Rechnung zusenden und Sie müssen in der Lage sein, diese empfangen zu können.
• Die gesetzliche Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen ab 01. Januar 2025 ist mit der Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs bereits gedeckelt. (s.a. BMF-Schreiben Artikel 3.2. / 40)

Versand von E-Rechnungen:

• Es besteht kein Anspruch, dass Sie ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen auch versenden können müssen. Hierfür gelten die genannten Fristen.

Wie sieht die Umsetzung mit SaniVision aus?

• Rechnungsabgleich Stufe 1 - Import von XRechnungen:
  Rechnungen im XML-Format, die Sie per E-Mail empfangen, sind visuell nicht lesbar. Sie werden in ein vordefiniertes Verzeichnis abgelegt und können automatisiert in die SaniWERTradeOnline-Anwendung importiert werden. Dort nehmen Sie einen Abgleich mit den vorhandenen Wareneingängen aus der SaniVision vor. Sobald dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen ist, werden die Rechnungen in Ihrem SaniVision-System angelegt.

In Entwicklung 2025:

• Rechnungsabgleich Stufe 2 - Import von ZUGFeRD-Rechnungen:
  Bei Rechnungen im Format ZUGFeRD ist die optische Lesbarkeit über das Format PDF gegeben. Die Verarbeitung dieser Rechnungen werden wir im nächsten Schritt integrieren.

• Ablage in SaniVision oder windream:
  Darüber hinaus ist die Ablage der XML-Dateien, die als XRechnungen angelegt wurden, in windream oder in der SaniVisions-Dateiablage möglich. Hierbei können die Dateien als Anhang zur entsprechenden Wareneingangsrechnung hinterlegt werden, sodass Sie jederzeit Zugriff auf eine vollständige Dokumentation haben. Wenn Sie windream einsetzen, haben Sie über den Applikation Connector und die E-Rechnungs Tools von windream die Möglichkeit, die abgelegten Rechnungen auch z.B. aus Datev aufzurufen.   

Diese Funktionen sind ein wichtiger Schritt hin zu einem effizienteren und transparenten Rechnungs- und Wareneingangsprozess, der Ihnen den Arbeitsalltag deutlich erleichtern wird.
Wir freuen uns, Ihnen diese Neuerung bald zur Verfügung stellen zu können und halten Sie über die weiteren Entwicklungen auf dem Laufenden.